Integracja polega na pobieraniu faktur wystawionych na dany NIP bezpośrednio z KSeF, a następnie ich automatycznym lub półautomatycznym przetwarzaniu w systemie DMS. Proces wygląda zazwyczaj następująco:
- Autoryzacja dostępu do KSeF – system Comarch DMS korzysta z certyfikatu lub tokena autoryzacyjnego, aby uzyskać dostęp do danych w KSeF.
- Pobranie faktur XML – cyklicznie (np. co godzinę) Comarch DMS pobiera nowe faktury wystawione w KSeF dla danego przedsiębiorstwa.
- Odczyt i interpretacja danych – system analizuje dane z pliku XML (np. NIP, kwoty, daty, opisy pozycji) i tworzy na ich podstawie dokument w systemie DMS.
- Obieg zatwierdzający – dokument trafia do odpowiednich pracowników zgodnie z ustalonym modelem obiegu (np. kontrola merytoryczna, dekretacja, akceptacja).
- Eksport do Comarch ERP Optima – po zatwierdzeniu, dokument może zostać przesłany do systemu ERP, gdzie zostaje automatycznie zaksięgowany.
1. Model klasyczny – dekretacja i akceptacja
- faktura z KSeF trafia do DMS
- pracownik księgowości przypisuje dekretację
- osoba odpowiedzialna (np. kierownik działu) dokonuje akceptacji
- po akceptacji faktura trafia do ERP.
2. Model z automatycznym dekretowaniem
- system rozpoznaje kontrahenta, kategorie kosztowe lub projekt na podstawie danych z faktury
- dekretacja odbywa się automatycznie według reguł
- akceptacja odbywa się tylko w wyjątkowych przypadkach.
3. Model kontrolny – tylko archiwizacja i analiza
- faktury są pobierane do DMS wyłącznie w celu ich archiwizacji i audytu
- nie są księgowane w ERP bez ręcznego działania
- idealne dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad danymi wejściowymi.
Dlaczego warto korzystać z Comarch DMS zamiast importować faktury bezpośrednio do ERP?
1. Większa kontrola nad dokumentami
DMS umożliwia zaawansowane ścieżki akceptacyjne i obieg dokumentów, czego nie oferuje sam system ERP. Można przypisać różne osoby do etapów zatwierdzania, a także prowadzić audyt procesów.
2. Automatyzacja procesów
Dzięki możliwości konfiguracji reguł biznesowych, wiele operacji może być wykonanych automatycznie – np. dekretacja na podstawie rodzaju wydatku czy dostawcy.
3. Lepsza zgodność z procedurami wewnętrznymi
Firmy często posiadają rozbudowane polityki obiegu dokumentów – DMS pozwala je łatwo odwzorować i egzekwować.
4. Zmniejszenie ryzyka błędów
Faktury są weryfikowane przez więcej osób, zanim trafią do księgowości. To ogranicza ryzyko błędów księgowych i pomyłek w dekretacji.
5. Centralizacja dokumentów
Comarch DMS staje się centrum zarządzania wszystkimi dokumentami – nie tylko fakturami, ale też umowami, raportami, protokołami – co zwiększa przejrzystość i ułatwia audyt.
6. Możliwość pracy zdalnej
Użytkownicy mogą akceptować dokumenty z poziomu przeglądarki internetowej, bez potrzeby dostępu do ERP – co szczególnie ważne w organizacjach rozproszonych.
Integracja KSeF z Comarch DMS
Integracja KSeF z Comarch DMS to przyszłościowe rozwiązanie dla firm, które chcą nie tylko spełnić obowiązki prawne związane z fakturami ustrukturyzowanymi, ale przede wszystkim usprawnić i zautomatyzować procesy obiegu dokumentów. DMS zapewnia elastyczność, kontrolę i efektywność, której brakuje przy bezpośrednim imporcie faktur do systemu ERP.
Jeśli Twoja firma stoi przed wyborem modelu pracy z KSeF – warto rozważyć Comarch DMS jako centralny punkt zarządzania fakturami.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak wdrożyć integrację KSeF z Comarch DMS dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji - tel. 22 300 12 24
Formularz kontaktowy
