Repozytorium dokumentów w Comarch DMS – czym jest i jak działa?

W dobie cyfryzacji i dynamicznego przepływu informacji, efektywne zarządzanie dokumentacją staje się kluczowym elementem sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa. Jednym z narzędzi, które wspierają ten proces, jest Repozytorium w Comarch DMS.

Repozytorium w systemie Comarch DMS to centralne miejsce przechowywania dokumentów oraz plików w wersji elektronicznej. Stanowi ono swoisty „elektroniczny archiwum”, w którym dokumenty są nie tylko przechowywane, ale również klasyfikowane, udostępniane i wersjonowane zgodnie z ustalonymi regułami. Repozytorium działa w ścisłym powiązaniu z obiegiem dokumentów w firmie, co pozwala na pełną kontrolę nad procesami związanymi z tworzeniem, przetwarzaniem i zatwierdzaniem dokumentów.

Repozytorium w Comarch DMS – wsparcie dla zarządzania dokumentami w firmie

Repozytorium może pełnić szereg istotnych funkcji:

Centralizacja danych – wszystkie dokumenty firmowe trafiają do jednego, bezpiecznego miejsca, dzięki czemu są łatwo dostępne i uporządkowane.
Bezpieczeństwo – system umożliwia nadawanie uprawnień do dokumentów oraz prowadzenie historii zmian i dostępów.
Wersjonowanie – każda zmiana w dokumencie jest zapisywana jako nowa wersja, co umożliwia śledzenie historii i powrót do wcześniejszych wersji.
Integracja z obiegiem pracy – dokumenty w repozytorium mogą być automatycznie kierowane do odpowiednich osób w ramach ustalonych procedur (np. zatwierdzanie faktur, umów).
Wyszukiwanie i filtrowanie – zaawansowane mechanizmy wyszukiwania umożliwiają szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu według różnych kryteriów (np. kontrahent, numer dokumentu, data).

Przykłady wykorzystania Repozytorium w przedsiębiorstwie

Repozytorium może być dostosowane do specyfiki działania niemal każdej firmy – niezależnie od branży. Oto kilka praktycznych przykładów jego zastosowania:

1. Fakturowanie i księgowość

przechowywanie faktur kosztowych i sprzedażowych wraz z pełną ścieżką akceptacji
automatyczne łączenie dokumentów z systemem ERP (np. Comarch ERP Optima lub XL).

2. Zarządzanie umowami

składowanie umów z kontrahentami, klientami i pracownikami
monitorowanie terminów obowiązywania, aneksów i wypowiedzeń.

3. Kadry i płace

archiwizacja dokumentów personalnych: CV, umów o pracę, zaświadczeń, ocen okresowych
zapewnienie dostępu do dokumentów tylko wybranym osobom (np. dział HR, menedżerowie).

4. Kontrola jakości

przechowywanie procedur, instrukcji i certyfikatów
monitorowanie wersji dokumentów oraz ich zatwierdzania przez odpowiednie osoby.

5. Obsługa korespondencji

elektroniczne archiwum pism przychodzących i wychodzących (np. reklamacje, pisma urzędowe)
integracja ze skanerami i systemami OCR w celu automatycznego indeksowania dokumentów.

Zadbaj o porządek i bezpieczeństwo dokumentów w swojej firmie!

Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak wdrożyć Comarch DMS z repozytorium dopasowanym do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.

Zadzwoń lub napisz! Tel. 22 300 12 24

SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYM SPECJALISTĄ

Najważniejsze funkcje Repozytorium

Cyfrowe przechowywanie

Repozytorium umożliwia bezpieczne i centralne gromadzenie wszystkich plików firmowych – od faktur, przez umowy, po załączniki do procesów.

Dodawanie metadanych

Każdy dokument może być opisany dodatkowymi danymi, np. kontrahentem, numerem, działem, typem – co ułatwia jego wyszukiwanie.

Historia wersji dokumentu

System zapisuje każdą wersję edytowanego dokumentu, dzięki czemu można wrócić do poprzednich wersji lub sprawdzić zmiany w czasie.

Zaawansowane wyszukiwanie

Wbudowana wyszukiwarka pozwala szybko odnaleźć dokumenty według różnych kryteriów, także po frazach z nazw plików lub opisów.

Zaawansowana kontrola dostępu

Każdy plik może mieć przypisane prawa dostępu – widoczność, edycja i usuwanie są dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników.

Integracja z procesami DMS

Dokumenty w repozytorium są powiązane z konkretnymi obiegami w DMS, co pozwala zachować pełną ciągłość procesów i archiwizacji.

Dlaczego warto zdecydować się na wersję DMS z Repozytorium?

Wersja Comarch DMS z Repozytorium to rozszerzona funkcjonalność, która wnosi realną wartość do codziennej pracy z dokumentami. Sam program Comarch DMS pozwala na definiowanie procesów obiegu dokumentów, ale dopiero repozytorium daje możliwość pełnego zarządzania samymi plikami – ich przechowywania, wersjonowania i łatwego przeszukiwania.

Dzięki Repozytorium Twoje dokumenty trafiają do centralnej, bezpiecznej przestrzeni – niezależnie od tego, czy zostały załączone ręcznie, pobrane z maila, czy zeskanowane. Każdy plik może być opisany metadanymi, powiązany z konkretnym procesem i udostępniony tylko odpowiednim osobom.

To oznacza koniec z plikami rozrzuconymi po skrzynkach mailowych, pulpitach i katalogach sieciowych. Masz wszystko w jednym miejscu – z pełną historią wersji i kontrolą dostępu. Repozytorium przyspiesza pracę, upraszcza audyty i zapewnia Twojej firmie porządek w dokumentacji.

Wybór wersji DMS z repozytorium to inwestycja nie tylko w automatyzację obiegu, ale też w realną wygodę i bezpieczeństwo dokumentów.

Jak Repozytorium działa w praktyce?

Praca z Repozytorium Comarch DMS jest prosta i intuicyjna. Dokumenty mogą trafiać do repozytorium na różne sposoby – poprzez ręczne dodanie pliku, zeskanowanie go, przesłanie mailem lub za pośrednictwem formularza w systemie.

Po umieszczeniu dokumentu użytkownik może przypisać mu odpowiednie metadane, takie jak kontrahent, dział, numer faktury, czy data. Dzięki temu każdy dokument od razu trafia do właściwej kategorii i może zostać powiązany z odpowiednim procesem – na przykład obiegiem faktury kosztowej czy wnioskiem o zatwierdzenie umowy. Pracownicy mają szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów, bez konieczności przeszukiwania folderów i maili.

Repozytorium oferuje pełną historię wersji dokumentów, kontrolę dostępu, a także możliwość filtrowania i wyszukiwania po określonych parametrach. To wygodne narzędzie, które pozwala zachować porządek w firmowej dokumentacji – niezależnie od jej skali.

Obejrzyj nagranie z bezpłatnego webinaru i poznaj możliwości Comarch Repozytorium w zakresie obiegu dokumentów i automatyzacji procesów w firmie. Zobacz, jak wygląda workflow, integracja z ERP oraz zarządzanie dokumentacją w systemie.

Zainteresował Cię film i chciałbyś dowiedzieć się więcej lub porozmawiać o wdrożeniu Comarch DMS w Twojej firmie?

Zadzwoń do nas! Tel. 22 300 12 24

FORMULARZ KONTAKTOWY

Korzyści dla Twojej firmy

Comarch DMS pozwala na optymalizację pracy w wielu działach firmy, niezależnie od jej wielkości i branży. Dzięki elastycznej konfiguracji procesów możesz dostosować system do potrzeb swojej organizacji i usprawnić kluczowe obszary działalności.

Repozytorium w Comarch DMS to potężne narzędzie, które znacznie ułatwia organizację pracy z dokumentami. Zapewnia bezpieczeństwo, porządek i szybki dostęp do potrzebnych informacji, a dzięki integracji z innymi systemami Comarch, staje się centralnym punktem w cyfrowym obiegu dokumentów przedsiębiorstwa. Wdrożenie i efektywne wykorzystanie repozytorium przekłada się bezpośrednio na oszczędność czasu, redukcję błędów oraz poprawę komunikacji i kontroli wewnętrznej.

Gotowy na porządek w dokumentach?

Zamów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem Comarch DMS.

Zadzwoń lub napisz! Tel. 22 300 12 24

SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYM SPECJALISTĄ

Przykłady wykorzystania Repozytorium w przedsiębiorstwie

Najważniejsze funkcje Repozytorium

Cyfrowe przechowywanie

Dodawanie metadanych

Historia wersji dokumentu

Zaawansowane wyszukiwanie

Zaawansowana kontrola dostępu

Integracja z procesami DMS

Korzyści dla Twojej firmy

Oszczędność czasu pracowników

Porządek w dokumentacji

Archiwum w formie cyfrowej

Bezpieczeństwo danych

Lepsze przygotowanie do kontroli i audytów

Wygodna praca zdalna i mobilna