Schematy księgowe w Comarch ERP Optima to zbiory reguł i instrukcji, według których program automatycznie przekształca dane z dokumentów źródłowych (np. faktur, rachunków, raportów kasowych) na zapisy w księgach rachunkowych. Zamiast ręcznego dekretowania każdego dokumentu, użytkownik może zastosować odpowiedni schemat, który wykona tę czynność zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi zasadami.

Główne zalety stosowania schematów księgowych

1. Automatyzacja pracy - eliminacja konieczności ręcznego księgowania każdego dokumentu znacznie skraca czas pracy. 
2. Spójność księgowa - stosowanie jednolitych schematów eliminuje błędy wynikające z niejednolitego księgowania tych samych typów dokumentów przez różnych pracowników. 
3. Elastyczność i personalizacja - schematy można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy – od prostych dekretów po złożone konstrukcje z warunkami i formułami. 
4. Łatwiejsza kontrola i audyt - ustandaryzowane zasady księgowania ułatwiają kontrolę poprawności zapisów i prowadzenie audytów wewnętrznych. 

Jak działają schematy księgowe w praktyce?

Schemat księgowy w Comarch ERP Optima składa się z kilku kluczowych elementów: Warunki wykonania schematu – np. określony typ dokumentu, kontrahent, kwota czy konto bankowe. Zestaw dekretów księgowych – określenie, na jakie konta mają zostać zaksięgowane poszczególne kwoty. Formuły i wyrażenia – pozwalają dynamicznie obliczać wartości (np. podatek VAT, netto, brutto). Powiązania z typami dokumentów – schemat można przypisać do konkretnego rodzaju dokumentu (np. faktura sprzedaży, faktura zakupu, raport kasowy).

Przykład zastosowania

Załóżmy, że firma regularnie księguje faktury sprzedaży. Zamiast każdorazowo wprowadzać dane ręcznie, można utworzyć schemat, który: rozpoznaje fakturę sprzedaży, dekretuje wartość netto na konto „Przychody ze sprzedaży”, kwotę VAT na konto „VAT należny”, całość brutto na konto rozrachunków z kontrahentem.

Po przypisaniu schematu do danego rodzaju dokumentu, każde nowe księgowanie odbywa się automatycznie zgodnie z powyższym wzorem.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu schematów

• brak aktualizacji schematów przy zmianach przepisów lub kont księgowych. 
• zbyt ogólne warunki – mogą prowadzić do nieprawidłowego przypisywania schematów. 
• nieprawidłowe formuły – np. błędne obliczenia VAT lub wartości netto. 

Dlatego ważne jest, aby schematy były tworzone i weryfikowane przez osoby z odpowiednią wiedzą księgową i znajomością systemu Comarch ERP Optima.

Programowanie SQL a wydajne schematy księgowe

Zaawansowane schematy księgowe w Comarch ERP Optima można dodatkowo usprawnić dzięki wykorzystaniu języka SQL (Structured Query Language). Wbudowane możliwości systemu pozwalają na używanie zapytań SQL w definicjach warunków oraz formułach schematów, co znacząco zwiększa ich elastyczność i moc obliczeniową.

Dzięki SQL możliwe jest m.in.:

• dynamiczne pobieranie danych z kartotek kontrahentów, towarów, rejestrów czy dokumentów, 
• tworzenie złożonych warunków księgowania, uwzględniających wiele zmiennych (np. status płatności, oddział, forma dostawy), 
• agregacja danych lub warunkowe przekształcanie wartości księgowych, 
• automatyczne przypisywanie kont na podstawie reguł zdefiniowanych w bazie danych. 

Zastosowanie SQL w schematach księgowych pozwala tworzyć wydajne, precyzyjne i inteligentne mechanizmy księgowania, które idealnie odwzorowują logikę działania firmy. To nie tylko oszczędność czasu, ale również zwiększenie jakości i niezawodności danych finansowych, co ma kluczowe znaczenie podczas raportowania, kontroli i rozliczeń.

 Podsumowanie

Schematy księgowe w Comarch ERP Optima to niezwykle przydatne narzędzie, które pozwala zautomatyzować codzienne czynności księgowe, zmniejszyć ryzyko błędów i zwiększyć efektywność pracy działu finansowego.Odpowiednio skonfigurowane i zarządzane, stanowią fundament nowoczesnej, sprawnie działającej księgowości.

Warto powierzyć to zadanie specjalistom – partner Comarch dysponuje wiedzą i doświadczeniem w tworzeniu wydajnych, bezbłędnych i dopasowanych do potrzeb firmy schematów księgowych. Dzięki temu możesz skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że księgowość działa sprawnie i zgodnie z przepisami.

Schematy księgowe w Comarch ERP Optima