Tak, w najbliższej przyszłości integracja z KSeF stanie się obowiązkowa dla wszystkich czynnych podatników VAT. Choć obowiązek ten był kilkukrotnie przesuwany, przedsiębiorcy już dziś powinni przygotować swoje systemy informatyczne do komunikacji z KSeF. Brak gotowości na czas może skutkować poważnymi trudnościami w realizowaniu sprzedaży i rozliczeniach z kontrahentami.

Na czym polega integracja z KSeF?

Integracja polega na zapewnieniu możliwości bezpośredniej wymiany danych między oprogramowaniem wykorzystywanym przez firmę a systemem KSeF.

Wymaga to m.in.: odpowiedniego skonfigurowania połączenia z serwisami Ministerstwa Finansów, uzyskania i zarejestrowania tokenu autoryzacyjnego, dostosowania formatów danych do wymagań faktur ustrukturyzowanych (XML), zapewnienia obsługi komunikatów zwrotnych z KSeF (np. potwierdzenia przyjęcia lub odrzucenia faktury).

Jak działa KSeF w Comarch ERP Optima?

Comarch ERP Optima zapewnia pełną i w pełni zautomatyzowaną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że użytkownicy nie muszą korzystać z zewnętrznych narzędzi ani logować się na portale ministerialne – cały proces odbywa się bezpośrednio z poziomu systemu.

Proces przebiega w kilku etapach:

1. Wystawienie faktury w systemie – użytkownik tworzy fakturę sprzedaży w standardowy sposób w module Faktury lub Handel.
2. Weryfikacja danych – system automatycznie sprawdza, czy faktura spełnia wymagania techniczne KSeF (np. prawidłowy format XML, obecność wymaganych pól).
3. Podpis i autoryzacja – użytkownik korzysta z wcześniej zdefiniowanego tokenu autoryzacyjnego lub podpisu elektronicznego (certyfikatu) zarejestrowanego w KSeF.
4. Wysłanie dokumentu do KSeF – faktura trafia do KSeF bezpośrednio z Comarch ERP Optima.
5. Odbiór UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – po pozytywnej weryfikacji przez KSeF, system pobiera numer identyfikujący fakturę oraz status przyjęcia lub odrzucenia.
6. Archiwizacja i historia operacji – wszystkie wysłane i odebrane dokumenty są przechowywane w systemie wraz z pełną historią komunikacji z KSeF, co pozwala na łatwe monitorowanie i ewentualne korygowanie błędów.

Dodatkowo, Comarch ERP Optima umożliwia:

• obsługę faktur zakupu – system pozwala na odbieranie faktur ustrukturyzowanych przesłanych przez kontrahentów za pośrednictwem KSeF
• zarządzanie wieloma tokenami i uprawnieniami – dla firm o złożonej strukturze możliwe jest przypisanie różnych tokenów dostępu dla różnych użytkowników lub jednostek organizacyjnych
• automatyzację procesów – możliwe jest zaprogramowanie automatycznego wysyłania faktur o określonych godzinach lub po wystawieniu dokumentu. 
• powiązanie z kontrahentami – system identyfikuje, czy dany kontrahent jest aktywny w KSeF, co pozwala na dostosowanie formy wysyłki dokumentu. 
• raporty i alerty – użytkownik może tworzyć zestawienia dotyczące przesyłanych faktur, monitorować opóźnienia, błędy czy nieprawidłowości. 

Comarch KSEF

Wdrożenie Comarch ERP Optima z funkcją obsługi KSeF to szereg praktycznych korzyści:

• Automatyzacja – system sam przesyła i odbiera faktury z KSeF, oszczędzając czas i ograniczając ryzyko błędów. 
• Zgodność z przepisami – masz pewność, że Twoje faktury są zgodne z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów. 
• Szybki obieg dokumentów – faktury docierają do kontrahentów praktycznie natychmiast. 
• Pełna kontrola i przejrzystość – łatwy dostęp do statusów faktur, możliwość filtrowania i raportowania. Bezpieczeństwo danych – dane są przesyłane i przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami.

Comarch ERP Optima ułatwia zarządzanie procesami związanymi z KSef bezpośrednio z poziomu programu ERP bez konieczności logowania się do systemu Ministerstwa Finansów.

Eksperci Comarch S.A. – największego polskiego dostawcy oprogramowania ERP czuwają, aby program Optima był zgodny z obowiązującymi przepisami.

Jednym przyciskiem wygenerujesz token na podstwie numeru NIP firmy. W polu Token istnieje także możliwość ręcznego wpisania tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF.

Do KSeF mogą być wysyłane: faktury sprzedaży (z informacją o numerach WZ, jeśli WZ są powiązane z fakturą), faktury VAT marża, faktury zaliczkowe, korekty do tych dokumentów. Przed wysłaniem faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana co do zgodności ze strukturą udostępnioną przez MF. Każdy dokument będzie mógł być przekazany do KSeF dopiero po prawidłowej weryfikacji.

Comarch ERP Optima to szansa na zautomatyzowanie pracy. Uprawnieni użytkownicy mają możliwość seryjnego zatwierdzania i wysyłania dokumentów do KSeF oraz pobierania faktur wraz z pozycjami z KSeF.