KSeF to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie pomiędzy podmiotami faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to plik danych w formacie xml.

Każdy przedsiębiorca zobligowany do korzystania z KSeF będzie posiadał konto w systemie KSeF i tam będzie umieszczał wystawiane faktury. Wyjątek stanowią faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – te są wyłączone z e-fakturowania. Obowiązek ten przedsiębiorca może realizować poprzez indywidualne konto w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF, takiego jak Comarch ERP Optima.

• Jeden standard faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach. 
• Skrócony termin zwrotu podatku VAT dla przedsiębiorców (z 60 do 40 dni) 
• Wychodzą z obiegu faktury papierowe i w pdf. Wprowadzenie ustandaryzowanych e-faktur cyfrowych. Nie będzie potrzebne wysyłanie faktur pocztą lub jako załącznik de e-maila. 
• Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać faktur w swoich zasobach. 
• Znikną noty korygujące. Błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące. 
• Zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być pobrana przez jej adresata praktycznie w czasie rzeczywistym. Wystawca zaś będzie miał pewność, że faktura dotarła do adresata. 
• Ustandaryzowanie faktur umożliwi jeszcze większą automatyzację procesów księgowych. 
• Zmarginalizowane zostanie użycie systemów OCR do odczytu faktur.

Comarch KSEF

Comarch ERP Optima ułatwia zarządzanie procesami związanymi z KSef bezpośrednio z poziomu programu ERP bez konieczności logowania się do systemu Ministerstwa Finansów.

Eksperci Comarch S.A. – największego polskiego dostawcy oprogramowania ERP czuwają, aby program Optima był zgodny z obowiązującymi przepisami.

Jednym przyciskiem wygenerujesz token na podstwie numeru NIP firmy. W polu Token istnieje także możliwość ręcznego wpisania tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF.

Do KSeF mogą być wysyłane: faktury sprzedaży (z informacją o numerach WZ, jeśli WZ są powiązane z fakturą), faktury VAT marża, faktury zaliczkowe, korekty do tych dokumentów. Przed wysłaniem faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana co do zgodności ze strukturą udostępnioną przez MF. Każdy dokument będzie mógł być przekazany do KSeF dopiero po prawidłowej weryfikacji.

Comarch ERP Optima to szansa na zautomatyzowanie pracy. Uprawnieni użytkownicy mają możliwość seryjnego zatwierdzania i wysyłania dokumentów do KSeF oraz pobierania faktur wraz z pozycjami z KSef.