Lagarta sp z o.o.
Najlepszy program dla firm
Już ponad 60 tys. firm wybrało Comarch ERP Optima. Dołącz do nich już dziś.

BIURA RACHUNKOWE

Od ponad dziesięciu lat wdrażamy i integrujemy rozwiązania zwiększające efektywność pracy biur rachunkowych. Robimy to dobrze.

Nasze rozwiązania wspomagają biura rachunkowe w bieżącej pracy i pozwalają im wybiegać myślą w przyszłość, aby jeszcze lepiej i efektywniej obsługiwać klientów. Wielokrotnie spotykamy się z sytuacjami, jak ta przedstawiona w dalszej części artykułu i wiemy, że biura rachunkowe dzielą się na trzy grupy: te, które wprowadziły już nowoczesne rozwiązania, te, które dopiero je wprowadzą i będą się rozwijać, oraz te, które nigdy nie zdecydują się na unowocześnienie swojej pracy obserwując ze zdziwieniem konkurencję i zastanawiając się „jak oni to robią”.

HISTORIA PEWNEGO BIURA RACHUNKOWEGO

Pani Anna od 15 lat prowadzi biuro rachunkowe. Przez ten czas jej firma zatrudniająca kilka osób rozrosła się do prężnie działającej, zatrudniającej kilkadziesiąt osób spółki. Jak jej się to udało? Pani Anna lubi swoją pracę, swoją firmę i swoich pracowników. Efekty przyniosła również ciężka praca i duże kompetencje. Klienci, zadowoleni z usług biura księgowego, polecali je swoim znajomym. W pewnym momencie Pani Anna zorientowała się, iż obsługuje kilkaset firm i wciąż przybywają nowe. Zauważyła też jednak, iż podpisanie umowy z większym klientem oznacza konieczność zatrudnienia nowego pracownika do jego obsługi. I tak nowi klienci, mimo zwiększenia przychodów, nie przekładają się na proporcjonalne zwiększenie zysków firmy.

Pani Anna postanawia działać. Wie, że jednym ze sposobów na zmianę tej sytuacji jest zmiana organizacji pracy biura rachunkowego i wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań wspomagających pracę księgowych.

Pani Anna widzi, że podstawowy problem tkwi w przestarzałym oprogramowaniu. System księgowy nie zapewnia integracji z innymi programami, np. programami sprzedażowymi klientów. W efekcie większość czasu księgowe spędzają na ręcznym wprowadzaniu faktur. Odrębny od księgowego system kadrowy powoduje nieporozumienia w momencie księgowania list płac i masę pracy przy ich poprawianiu.

Pani Anna chce ujednolicić wykorzystywane w biurze rozwiązania do prowadzenia księgowości oraz kadr i płac. Do tej pory księgi handlowe prowadzone były w jednym programie, uproszczona księgowość w innym, a kadry i płace w jeszcze innym.

Pani Anna postanawia wprowadzić w swoim biurze jeden program: Comarch ERP Optima. Dlaczego? Bo jest nowoczesny, wygodny w obsłudze i zawsze zgodny z przepisami. Ma jeszcze jedną zaletę: to program stworzony z myślą o potrzebach biur rachunkowych, oferujący rozwiązania, które rozszerzają jego funkcje począwszy od bezpieczeństwa przechowywanych danych (automatyczna kopia bezpieczeństwa), poprzez dostęp do informacji (funkcja Pulpit Managera), skończywszy na jak najwygodniejszej współpracy na lini klient – biuro.

To nie wszystko. Analizując możliwości, jakie daje program Comarch ERP Optima pani Anna wpadła na pomysł uatrakcyjnienia oferty swojego biura. Każdemu nowemu klientowi proponuje za darmo program do wystawiania faktur Comarch ERP XT. Doceniają to zwłaszcza nowe rozpoczynające działalność firmy.

Pani Anna postanawia również do minimum ograniczyć dokumenty w formie papierowej i ręczne księgowania. Decyduje się więc na integrację programu księgowego z programami sprzedażowymi klientów. Systemy klientów, którzy korzystają z Comarch ERP Optima, a jest ich wielu, zostają zintegrowane w pierwszej kolejności. W następnym kroku pani Anna wyposaży swoje biuro rachunkowe w konwerter pozwalający importować dokumenty handlowe bezpośrednio z systemów klientów korzystających z innych rozwiązań sprzedażowych.

W efekcie praktycznie wyeliminowano ręczne wprowadanie dokumentów do księgowości. Księgowe mogą zająć się analizą danych i przygotowywaniem deklaracji oraz raportów dla klientów. Zautomatyzowano również wysyłanie comiesięcznej informacji dla klientów o wysokości podatków oraz składek ZUS. Każdy klient biura otrzymuje raport wygenerowany bezpośrednio z systemu Comarch ERP Optima. Biuro rachunkowe eksportuje również polecenia przelewu bezpośrednio do banku klienta. Klientowi pozostaje tylko zatwierdzić przelew. Wielu klientów z uwagi na długotrwałą współpracę zaakceptowało takie ułatwienie.

Reorganizując pracę biura pani Anna postanawia rozwiązać również kwestię bezpieczeństwa danych. Doskonale pamięta zdenerwowanie, jakie towarzyszyło jej, gdy kilkukrotnie doszło w jej biurze do utraty części danych księgowych. Oznaczało to konieczność powtórnego wprowadzania tych danych, ogromny stres dla księgowych i właścicielki. Wprawdzie po pierwszym takim zdarzeniu podjęto decyzję o wykonywaniu kopii zapasowej, ale wykonywana była ona ręcznie, w przypadkowych momentach, zaś osoby odpowiedzialne za tę czynność często o niej zapominały. Obecnie dzięki usłudze ibard24 kopia zapasowa danych klientów wykonywana jest automatycznie na serwer znajdujący się w chmurze.

Następnym krokiem było zapewnienie klientom podglądu danych. Pani Anna wie, że jej klienci to bardzo zajęci ludzie. Potrzebują stałego dostępu do informacji o swojej firmie, aby na bieżąco monitorować sytuację, przygotowywać oferty i odpowiadać na zapytania swoich klientów.

Teraz dzięki Pulpitowi Menadżera mają dostęp do tych informacji o dowolnej porze dnia i nocy, z dowolnego urządzenia, również z telefonu komórkowego. Zaś pani Anna i jej pracownice nie muszą już w pośpiechu odpowiadać na pytania i mogą spokojnie zająć się swoimi obowiązkami.

Pani Anna przygotowuje się obecnie do uruchomienia nowej usługi w swoim biurze rachunkowym: dostarczania klientom raportów o działalności ich przedsiębiorstw przygotowanych na podstawie danych księgowych, a które po odpowiedniej obróbce mogą zostać wykorzystane do opisywania firm klientów na ponad 100 sposobów. Potrzebne narzędzia już ma. Wykorzysta do tego celu moduł Business Inteligence.

 

Chciałbyś dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach dla biur rachunkowych? Chciałbyś wdrożyć nowoczesne rozwiązania Comarch w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami pod numerem telefonu 22 4926666 lub napisz: info@optima.sklep.pl.

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w polityce cookies.
Autoryzowany partner Comarch w zakresie sprzedaży, wdrożeń i szkoleń oprogramowania Optima ERP - Lagarta sp z o.o. ul.Rakowiecka 39/8 02-521 Warszawa